Documentos essenciais para abrir uma empresa

Manter a documentação em ordem é primordial para o bom funcionamento da organização

Abrir uma empresa não é tarefa fácil, afinal, além de fazer todo o planejamento e ter o capital necessário para investir, existe uma lista de documentos essenciais para que o negócio esteja de acordo com a legislação e o proprietário não tenha dores de cabeça em casos de fiscalização, uma vez que, aqueles que não apresentarem as licenças necessárias para o funcionamento, poderão ser penalizados com muitas e, até mesmo, com a interdição do local.

Para legalização do empresário individual, ele precisará, em primeiro lugar, efetuar um registro na Junta Comercial, bem como inscrições em outros órgãos, como Receita Federal, Secretaria de Fazenda do Estado e Prefeitura Municipal.

Confira os documentos essenciais para a sua organização e saiba um pouco mais sobre cada um deles:

– Alvará de funcionamento – De acordo com a Lei de Zoneamento, por meio desse documento fica constatado que o imóvel está regulamentado e a permissão do seu funcionamento. Ele deve ser renovado a cada dois anos, porém o prazo é determinado pelas prefeituras municipais.

– Licença sanitária – O registro é concedido pela Vigilância Sanitária da região e é obrigatória para diversos tipos de estabelecimentos, como hotéis, farmácias, clínicas médicas ou odontológicas e empresas alimentícias e distribuidoras de produtos químicos.

– Licença ambiental – Se o ramo de atividade da companhia exigir o licenciamento concedido pelo órgão municipal, como, por exemplo, indústrias e fabricantes de cosméticos e perfumes, o empresário deve portar esse registro.

– Notas fiscais – É primordial arquivar todos os recibos de itens comprados ou vendidos pela organização.

Passo a passo para legalizar sua empresa

Um passo a passo para legalizar sua empresa

Relacionamos os principais passos que os empreendedores devem observar para legalizar uma empresa:

Junta Comercial – Cada estado tem sua Junta Comercial e elas possuem procedimentos similares. O empreendedor deve realizar uma busca prévia do nome antes de levar o contrato social para registro. Isso certifica que não existe uma empresa já registrada com o nome igual ou semelhante ao escolhido e evita que o negócio tenha que mudar de nome depois de iniciado o procedimento de registro.

Órgãos e entidades governamentais – Algumas empresas necessitam de autorização de órgãos ou entidades governamentais para funcionar, como bancos comerciais, cooperativas de crédito, empresas estrangeiras, etc. Informe-se se sua atividade necessita dessa autorização.

Secretaria da Receita Federal do Brasil – A maioria das Juntas Comerciais possui convênio com a Secretaria da Receita Federal do Brasil para a emissão do Cartão Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

Secretaria de Fazenda do Estado – Se o seu negócio (atividade industrial ou comercial) for contribuinte do ICMS, o empreendedor deve realizar a formalização do registro na Secretaria de Fazenda do seu estado após a efetivação do contrato na Junta Comercial e na Secretaria da Receita Federal.

Prefeitura Municipal – Se sua atividade for prestação de serviços, é necessária a Inscrição Municipal para o exercício da atividade econômica. Importante lembrar que todas as empresas precisam do Alvará de Funcionamento que estipula as normas de funcionamento. Uma vez obtido o alvará (provisório ou definitivo), a empresa está apta a iniciar as atividades.

Previdência Social – Mesmo se a empresa não possuir funcionários, deve ser solicitada a inscrição junto à Previdência Social. O representante legal deve comparecer à Agência da Previdência da região onde a empresa está sediada e providenciar a inscrição.

Notas fiscais (Indústria/Comércio/Prestação de serviços) – Se sua empresa se dedicar a atividade industrial ou comercial, deve ser solicitada junto à Secretaria de Fazenda Estadual a autorização para impressão das notas fiscais e a autenticação de livros fiscais. No caso de prestação de serviços tal autorização deve ser solicitada à Prefeitura Municipal.

Toda empresa deve se legalizar de alguma forma, de acordo com seu tipo de atuação, riscos e porte, portanto, é importante que sempre consulte especialistas nas áreas de finanças e contabilidade, saúde e segurança do trabalho, ou outros mais específicos de acordo com o tipo de atuação da empresa.

Caso necessite de uma visita técnica, para saber se toda a sua documentação e o seu estabelecimento, estão nas normas exigidas pela Vigilância Sanitária, entre em contato agora com a Register Corporation do Brasil, no número: 4020-0099.

Escrito por Ricardo Flores Oliveira, especialista em finanças e gestão empresarial

Confira matéria na íntegra: http://exame.abril.com.br/pme/noticias/um-passo-a-passo-para-legalizar-sua-empresa
Foto: Thinkstock